Digitala tips till organisationer i tider av fysisk distansering

Tips för distansmöten

• Anpassa formen efter målgruppen. Välj digitalt verktyg utifrån dem som ska vara med. Är det Facebookchatten, videokonferens, WhatsApp eller ett vanligt telefonsamtal som lämpar sig bäst? Ibland kan ni avgöra detta själva, och ibland kan det vara bra att stämma av med den grupp som ska mötas.
• Dela viktiga arbetsdokument. Ska ni planera årsmötet, höstens event eller en kampanj? Då kan ni använda t.ex. Google docs och arbeta i dokumentet tillsammans.
• Planera in rigg-tid. För många är det alldeles nytt att mötas digitalt. Det kan därför vara bra att planera in tid innan mötet startar för att se att tekniken funkar för alla mötesdeltagare.
• Tillåt att det tar tid. Ha ett öppet sinne och var tillåtande mot er själva, tekniken och upplägget. Det kan ta några gånger innan mötesformen sitter.
• Tänk "mobile first". Alla har inte tillgång till (eller kunskap om) datorer, så beroende på verksamheten kan det ibland vara en fördel att tänka att en ska kunna ta del av material och vara med på möten via en smartphone eller surfplatta.
• IT-support över telefon. Är det nytt med digitala möten för en grupp kan det vara bra att till en början vara tillgänglig på telefon när mötesdeltagarna ska koppla upp sig.
• Använd er av skärmdelningsfunktioner. Vissa mötesverktyg online har en funktion som möjliggör skärmdelning, som t.ex. kan användas vid föreläsningar för att presentera en Powerpoint eller ett bildspel.
• Styr upp drop in-tiden. Ibland kan det vara bra att planera in något för rigg-tiden. T.ex. kan det passa med ett kort quiz, någon diskussionsfråga eller bara uppmana deltagarna till att fylla på sitt kaffe innan mötet startar igång.
• Ha en testomgång. Ska ni anordna ett större möte kan det vara en idé att testa koppla upp sig någon dag innan mötet ska hållas. Det kan vara betryggande för er men också bra för de deltagare som inte är datorvana eller om verktyget är nytt för er.
• Våga testa! Det viktigaste tipset vi har är kanske det här. Våga testa digitala mötesplatser för er verksamhet. Det är lätt att tänka att enda alternativet för en social mötesplats nu är att ställa in när vi inte kan mötas fysiskt, men många gånger funkar det bra med att flytta mötena till webben. Det blir förstås inte exakt som att mötas i en lokal, men det gör att vi åtminstone kan fortsätta mötas på något plan.

Utbildningar och introduktion till volontäruppdrag på distans

• Maximera inte – minimera istället. Det är lätt att tänka att en måste maxa utbildningsmaterialet när en inte kan ses för en utbildning på plats, men det gör det inte alltid bättre eller lättare för volontären att lära sig allt. Det kan vara bättre att fokusera på viktiga frågeställningar, reflektionsmoment och kärnord. Inkludera även gärna bilder och illustrationer och inte enbart text. Minimera omfånget men maximera kärnan. Utgå från målet med utbildningen eller introduktionen.
• Gör filmer med viktig info. Inkludera gärna en film som sammanfattar viktig information eller som lyfter viktiga frågeställningar. Det är ett smart sätt att visa att det finns en fysisk mottagare ”på andra sidan”. Om ni har volontärer som pratar annat språk än svenska kan ni texta filmerna på olika språk, använd Google translate om ni inte själva kan språket.
• Tillgängliggör viktigt material. Lägg ut utbildningsmaterial på webben eller skicka ut viktigt material som är bra för volontärerna att ha.
• Kommunicera i mindre format. Kommunicera med era volontärer via mindre nyhetsbrev och passa kanske på att inkludera viktig information. Det behöver inte vara mycket, det kan räcka med något litet för att hålla kontakten vid liv även om ni inte träffas fysiskt.
• Gör en bedömning om utbildningen måste ske live. Funkar det om introduktionen eller utbildningen kan ske under t.ex. en och samma vecka med (digital) uppsamling sista dagen?